Formální dopis v angličtině
Formální dopis, známý v angličtině jako formal letter, je určen pro situace, kdy je nutné zachovat oficiální a profesionální tón. Adresátem může být osoba, ke které máte formální respekt, například učitel, úředník, nadřízený, starosta nebo obchodní partner. Tento typ dopisu vyžaduje precizní vyjadřování, jasnou strukturu a použití formální slovní zásoby. Jeho cílem je zprostředkovat sdělení profesionálním a zdvořilým způsobem.
Jedním z hlavních pravidel psaní formálního dopisu je vyhnout se hovorovým výrazům, staženým tvarům a příliš osobnímu tónu. Na místo zkratek jako “I’m” nebo “can’t” použijte plné tvary, například “I am” nebo “cannot”. Rovněž je důležité volit vhodná synonyma a formální obraty, například místo “ask for” použít “request” nebo místo “need” použít “require”. Tyto detaily přispívají k profesionálnímu dojmu, který dopis zanechá.
Struktura formálního dopisu je pevně daná. Dopis začíná oslovením, například “Dear Sir or Madam,” nebo konkrétním jménem, pokud je vám známo: “Dear Mr. Smith,”. V úvodu je vhodné jasně uvést účel dopisu, například “I am writing to enquire about…” nebo “I am contacting you regarding…”. Následný obsah dopisu by měl být rozdělen do odstavců, přičemž každý z nich se zaměřuje na jednu konkrétní myšlenku.
Zakončení dopisu by mělo odpovídat jeho formálnímu charakteru. Použijte fráze jako “Yours sincerely,” (pokud znáte jméno adresáta) nebo “Yours faithfully,” (pokud jméno neznáte), následované vaším plným jménem. Pokud je součástí dopisu příloha, nezapomeňte na ni v textu odkázat, například “Please find attached…”.
Formální dopis je běžnou součástí profesionální komunikace, zejména v obchodním světě nebo při kontaktu s institucemi. Jeho správné napsání může zásadně ovlivnit dojem, který uděláte. Dodržení pravidel struktury, tónu a výběru slov pomůže zajistit, že vaše sdělení bude přijato vážně a s respektem. Formální dopisy tak představují nejen prostředek komunikace, ale i důležitý nástroj pro budování důvěryhodnosti a profesionální image.
Jazyk
Pro formální styl jsou charakteristické formální výrazy. Rozhodně není vhodné používat hovorové nebo vulgární výrazy, stejně tak je dobré se vyhnout staženým tvarům a frázovým slovesům.
Struktura
Struktura formálního dopisu je obvykle následující:
- Adresa odesílatele a příjemce - Sender´s address and recipient´s address
- Datum - Date
- Oslovení - Salutation
- Obsah - Content
- Rozloučení - Complimentary close
- Podpis - Signature
Adresa odesílatele a příjemce
Adresa odesílatele se píše do pravého horního rohu. Adresa příjemce se píše pod adresu odesílatele, ale nalevo.
Datum
Datum je u formálního dopisu vyžadováno. Umístěte jej do pravého horního rohu dopisu ve tvaru: 17 November, 2020.
Oslovení
Na začátku formálního dopisu použijte oslovení, které by se mělo nacházet v levé části dopisu a které dává jasně najevo, komu je dopis určen. Oslovení se odlišuje podle toho, zda znáte konkrétního adresáta či nikoli. V případě, že znáte jméno adresáta, použijte zkrácenou formu oslovení následovanou jménem.
Pokud jde o muže, používá se zkratka Mr, pro vdanou ženu Mrs, pro svobodnou ženu Miss. Pokud nevíte, můžete použít Ms. Oslovení by mělo tedy v případě muže, jehož jméno znáte, vypadat takto: Dear Mr + příjmení a v případě ženy, kterou znáte: Dear Mrs + příjmení.
V britské angličtině se zkratka Mr, Mrs nebo Ms píše bez tečky, na rozdíl od americké angličtiny, kde se tečka píše. V případě, že adresáta neznáte, použijte oslovení v nezkrácené podobě. Víte-li, že adresátem je muž, zvolte oslovení Dear Sir, v opačném případě Dear Madam. Pokud nevíte, jakého je adresát pohlaví, například v úředním dopise, můžete zvolit oslovení Dear Sir or Madam nebo také Dear Sir/Madam.
V obchodním styku se často ještě před oslovením uvádí zákazníkovo číslo, číslo objednávky atd. Kromě toho je možné v dopisu uvést ještě "Věc", čemuž v emailové korespondenci odpovídá "Předmět" neboli Subject.
Užitečné fráze:
| Dear Sir, | Vážený pane, |
| Dear Madam, | Vážená paní, |
| Dear Sir or Madam, Dear Sir/Madam | Vážený pane/paní, |
| Dear Mr Black, | Vážený pane Blacku, |
| Dear Mrs Adams, | Vážená paní Adamsová, |
Obsah
Následující a zásadní částí formálního dopisu je samotný hlavní text, který je nejdelší a vyjadřuje samotnou podstatu dopisu. Samotný text dopisu rozdělujeme na představení se a uvedení důvodu, proč dopis píšeme. Mezi nejčastější úvodní věty formálního dopisu řadíme:
- Představení se - Introduction/Opening paragraph
- Důvod - Purpose
- Závěr - Conclusion/Closing paraghraph
Užitečné fráze:
| I am writing in regards of... | Píši kvůli... |
| I am writing with reference to... | Píši Vám s odkazem na... |
| I am writing to complain about... | Píši, abych si stěžoval... |
| I received your address from Mr Brown and I would like to... | Dostal jsem na Vás kontakt od p. Browna a chtěl bych... |
| I am writing to express my disappointment with... | Píši, abych vyjádřil své zklamání... |
| I am writing in reply to your letter.. | Reaguji na Váš dopis... |
| I am writing to express my concern about... | Píši, abych vyjádřil své znepokojení... |
| I am writing to express my apologies of... | Píši, abych vyjádřil svoji omluvu... |
| I am writing to express my dissatisfaction with... | Píši, abych vyjádřil svou nespokojenost s... |
| In reply to your leter... | V reakci na Váš dopis... |
| Although | Ačkoliv |
| Anyway | Nicméně |
| By the way | Mimochodem |
| Consequently | Nakonec |
| Finally | Nakonec |
| However | Nicméně |
| In all cases | Ve všech případech |
| In fact | Ve skutečnosti |
| In this case | V tomto případě |
| Moreover | Navíc |
| On the other hand | Na druhou stranu |
| Regarding | Co se týče |
| Unfortunately | Naneštěstí |
| I look forward to | Těším se, že |
| I must agree with | Musím souhlasit s |
| I trust, that | Věřím, že |
| I would like to point out | Musím zdůraznit |
| Thank you for your time/assistance/support. | Děkuji za Váš čas/spolupráci/podporu. |
| I really appraciate the time you have given me. | Opravdu si vážím času, který jste mi věnoval. |
| Thank you once more for your time in this matter. | Ještě jednou děkuji za Váš čas v této záležitosti. |
| I look forward to hearing from you soon. | Těším se, že se brzy ozvete. |
| I look forward to meeting you next Monday. | Těším se na setkání příští pondělí. |
| I look forward to seeing you soon. | Těším se na brzké shledání. |
| I am looking forward to your reply. | Těším se na Vaši odpověď. |
| If I can be assistance, please do not hesitate to contact me. | Pokud Vám mohu nějak pomoci, neváhejte se na mne obrátit. |
| If you require any further information, let me know. | Pokud budete potřebovat nějaké další informace, dejte mi vědět. |
| Please feel free to contact me if you need any further information. | Klidně mě kontaktujte, budete-li potřebovat nějaké další informace. |
| Please let me know if you have any questions. | Dejte mi prosím vědět, budete-li mít nějaké další dotazy. |
| Please contact me if there are any problems. | Prosím, kontaktujte mě pokud se objeví nějaké problémy. |
| Let me know if you need anything else. | Dejte mi vědět, pokud budete potřebovat něco dalšího. |
| Please let me know if you have any questions. | Ozvěte se mi prosím, budete-li mít jakékoliv dotazy. |
Rozloučení
Důležitou součástí formálního dopisu je rozloučení, které může mít různé podoby, opět ale využívá formální fráze. Pokud jste na začátku dopisu napsali oslovení se jménem, jako Dear Mr Smith, pozdrav na rozloučenou na konci dopisu bude Yours Sincerely. Pokud jste použili pozdrav beze jména jako Dear Sir or Madam, výraz který napíšete při rozloučení bude Yours Faithfully.
Užitečné fráze:
| Yours Faithfully | S úctou |
| Yours Sincerely | Se srdečným pozdravem |
Podpis
Podpis uzavírá formální dopis, měl by být dobře čitelný a oddělitelný od předešlého textu volným řádkem. Nachází se zpravidla nalevo, pod závěrem dopisu.
