Pracovní schůzka v angličtině
Obchodní a pracovní schůzky jsou nedílnou součástí profesního života a hrají klíčovou roli v budování úspěšných vztahů. Bez ohledu na odvětví, pracovní setkání umožňují výměnu informací, plánování a rozhodování. Pokud probíhají v angličtině, je důležité ovládat nejen odpovídající slovní zásobu, ale také zdvořilé fráze, které usnadní domluvu, přehodnocení termínů nebo zrušení schůzky. Dobrá jazyková příprava je základním krokem k efektivní komunikaci.
Domlouvání schůzky v angličtině začíná výběrem správné fráze, která jasně a zdvořile vyjadřuje záměr. Například: “Could we arrange a meeting to discuss…?” nebo “Would you be available on (date) at (time)?” Pokud je třeba termín změnit, lze použít: “I’m afraid I need to reschedule. Would (alternative date) work for you?” Při rušení schůzky je klíčová omluva a nabídka náhradního řešení: “I’m terribly sorry, but I need to cancel our meeting. Could we reschedule for another time?” Tato zdvořilá komunikace přispívá k pozitivnímu dojmu.
Příprava na schůzku v angličtině je nezbytná k tomu, aby jednání probíhalo hladce. Připravte si osnovu hlavních bodů, klíčová data a dokumenty, které budete potřebovat. Vyplatí se také zopakovat odborné termíny a fráze, které mohou během setkání zaznít. Při zahájení schůzky nezapomeňte na přátelské úvodní fráze, například: “Thank you for taking the time to meet with me today.” nebo “I’m glad we could arrange this meeting to discuss…” Připravenost a profesionální vystupování budují důvěru a respekt.
Průběh pracovní schůzky v angličtině by měl být organizovaný a přehledný. Aktivně naslouchejte, využívejte vhodné fráze pro vyjádření souhlasu “That’s an excellent point.”, nebo nesouhlasu “I see your point, but I have a slightly different perspective.”. Pokud potřebujete něco upřesnit, neváhejte se zeptat: “Could you clarify what you mean by…?” Na závěr schůzky shrňte hlavní závěry a domluvené kroky: “To summarize, we’ve agreed on…”
Úspěšné pracovní schůzky nejsou jen o odborných znalostech, ale také o budování dobrých vztahů. Ty začínají již od prvního kontaktu a jsou upevňovány každou další komunikací. Přátelské vystupování, profesionální tón a ochota naslouchat jsou klíčem k vytvoření pozitivní atmosféry, která podporuje produktivní spolupráci. V mezinárodním prostředí pak jazyková dovednost v angličtině nejen usnadňuje komunikaci, ale také podtrhuje vaši profesionalitu.
Desatero pracovní schůzky v angličtině:
1. Ujasněte si, zda je schůzka opravdu nutná
Nejdříve se zeptejte sami sebe, zda-li je osobní obchodní jednání skutečně nutné. Pokud chcete diskutovat jen běžnou informaci, kterou není těžké vysvětlit ani pochopit, klidně využijte telefon nebo e-mail. Osobní schůzku si domlouvejte jen v případě, že chcete vyřešit nějaký konflikt nebo propracovat nový plán.
2. Určete si, co bude předmětem jednání
Jestliže nemáte přesnou představu, co všechno chcete na obchodní schůzce probrat, bude to pro všechny strany promarněný čas. Proto si připravte krátkou osnovu nebo přehled pojmů, které chcete na schůzce probrat či vyřešit. Jednak se tak zkrátí čas schůzky a také bude výrazně efektivnější. Body jednání pošlete ještě před zahájením i ostatním účastníkům setkání, aby se mohli na schůzku také dobře připravit.
3. Zjistěte si, kdo všechno se bude jednání účastnit
Obchodní schůzky by se měli zúčastnit pouze ti, o kterých víte, že mají čím přispět k řešené otázce a jejichž účast bude přínosná. Lidé, kteří tam budou navíc, se budou nudit a budou frustrováni.
4. Připravte se na schůzku
Příprava by měla začít mnohem dříve než před samotným aktem sjednání schůzky. Zaměřit bychom se měli na průzkum prostředí organizace, ve které chceme jednat včetně organizační struktury. Dále bychom si měli zjistit, čím se organizace zabývá, a jakých v poslední době dosáhla úspěchů či neúspěchů. Měli bychom znát firemní kulturu, pravomoce jednotlivých osob, jaká je vhodná doba pro návštěvu a kdo je ten správný člověk pro naše potřeby, který může rozhodovat nebo má vliv na toho, kdo rozhoduje.
5. Naučte se důležité fráze v angličtině
Protože angličtina není Váš rodný jazyk, nacvičte si dobře základní fráze, kterými můžete proložit svůj mluvený projev během pracovního jednání v angličtině. Když si je připravíte a několikrát zopakujete, budete se cítit jistější, že je řeknete gramaticky správně. Také si je natolik upevníte v paměti, že když náhodou zapomenete, o čem jste chtěli mluvit, automaticky použijete jednu z těchto obchodních frází a získáte čas.
6. Sjednejte si obchodní schůzku
Domluvte si schůzku telefonicky nebo emailem. Způsob, jakým obchodní schůzku sjednáte, může rozhodovat o tom, zda vůbec bude mít partner ochotu se s Vámi setkat. Pokud si budete domlouvat schůzku telefonicky, rozložte si na psacím stole všechno, co potřebujete k telefonické domluvě schůzky, správné a přesné údaje o partnerovi, dále vlastní diář, poznámky a něco na psaní.
Telefonujte z uzavřeného prostoru, aby vás nerušily okolní zvuky. Jestliže jste příjemně naladěni, je to v telefonu znát. Vaše dobrá nálada ovlivní toho, s kým telefonujete. Při telefonování zpravidla poznáte, kdo je na druhém konci, proto se chovejte přirozeně, jako byste byli v osobním kontaktu. Uveďte své jméno a příjmení.
Odrazový můstek jsou situace nebo okolnosti, které bezprostředně zajímají partnera a jeho podnik. Jejich prostřednictvím si Vás může připomenout, anebo jejich pomocí na sebe upoutáte pozornost.
Při sjednávání schůzky navrhněte několik termínů, kdy byste se mohli sejít. V případě, že jde o významného partnera, navrhněte, že termín přizpůsobíte. Nezapomeňte přesně a jednoznačně dohodnout nejen termín , ale i místo a čas. Váš partner jistě ocení i radu, kde a jak může zaparkovat, vyjádříte tím Váš zájem a péči. Před ukončením hovoru lze doporučit stručné zopakování dohodnutého místa, času a termínu. Pokud se jedná o schůzku v delším časovém horizontu, můžete před blížícím se termínem schůzku potvrdit i e-mailem s poděkováním za možnost se s partnerem setkat.
7. Celou schůzku si předem nacvičte
A samozřejmě si vše na Vaši pracovní schůzku dopředu natrénujte. Nejlépe si celý text sepište, aby měl jasnou strukturu a logicky navazoval. Text určitě nečtěte, ale ani se ho neučte 100% nazpaměť. Když ho budete číst, publikum nezaujmete. A když ho budete odříkávat jako básničku, může se stát, že budete sami znít znuděně. Připravte si záchytné body na kartičky a ty si vezměte s sebou. Když zapomenete, co chcete říct, podívejte se na kartičky a navažte tam, kde jste přestali. Nebo si připravte vizuální prezentaci opět s pár textovými odrážkami, o kterých budete mluvit.
Svůj anglický projev na obchodní schůzku si nacvičte v klidu domova před zrcadlem nebo se u toho natočte. Můžete se pak podívat na záznam a upravit svá gesta, intonaci, nebo anglickou výslovnost. Také zjistíte, kde v angličtině děláte gramatické nebo stylistické chyby, kterých jste si během samotného projevu ani nevšimli. Problémová místa můžete vylepšit.
8. Upoutejte na sebe pozornost
Připravte si několik příběhů, kterými Váš projev během obchodní schůzky proložíte. Mohou to být jak delší příběhy, tak i krátké mikropříběhy. Můžete vyprávět o svých vlastních zkušenostech k tématu, těžit ze zkušeností a referencí svých klientů nebo si vymyslet příběh, na kterém demonstrujete jinak nezáživná data.
9. Zapojte řeč těla
Ke svému publiku mluvte během obchodního jednání sebevědomě. To, jak moc si věříte, se projeví na Vaší řeči těla. Během schůzky seďte nebo stůjte tak, abyste se nehrbili, udržujte oční kontakt s publikem, jasně a nahlas artikulujte, ruce využijte k ukazování na Vaší prezentaci nebo dokreslení situace.
10. Zařazujte pauzy a pracujte s intonací
Při poslechu skvělého řečníka jste si už určitě všimli, že dobře pracuje s pauzami a intonací. Pauzy slouží k vytvoření nebo odeznění napětí a dávají publiku prostor myšlenku zpracovat. Krátké 2-3 vteřinové pauzy zařazujte poté, co jste zmínili klíčové slovo nebo důležitou myšlenku. Také jimi oddělujte přechod z jedné části proslovu na druhou.
Pokud při projevu používáte vizuální prezentaci s tabulkami a grafy, dejte publiku prostor si informace prohlédnout. Při správné práci s intonací docílíte podobného účinku jako s pauzami. Publikum bude vědět, která slova a myšlenky jsou důležité a má se na ně během někdy dlouhé pracovní schůzky zaměřit. Je to podobné jako se zvýrazněním klíčových bodů v psaném textu. Stejně jako psaný text skenujeme očima, díky intonaci publikum ví, co si má z meetingu odnést.
Důležité fráze:
to abstain | zdržet se hlasování |
to accept | přijmout |
acceptable | přijatelný |
to accomplish | dokončit, splnit |
an agenda | program schůzky, jednání |
to agree | souhlasit |
an agreement | dohoda |
an alternative | alternativa |
an analysis | analýza |
an appointment | schůzka |
an approval | schválení |
to approve | schválit |
to arrange a meeting | domluvit si schůzku |
to attend sth | účastnit se čeho |
an attendance | účast |
an audience | publikum, posluchači |
basically | v podstatě |
to be adopted | být přijat |
to be busy | nemít volno |
to be free | mít volno |
to be tied up | nemít volno |
to be held | konat se |
to be present | být přítomen |
a boss | šéf |
to call | svolat |
to cancel | zrušit |
a chairman | předsedající |
to check off | odškrtnout si |
to clarify | objasnit |
to comment | komentovat |
a compromise | kompromis |
concerning | týkající se |
a conclusion | závěr |
convenient | vhodný |
a date | termín |
a decision | rozhodnutí |
to deny | popřít |
to digress | odbočit od tématu |
to disagree | nesouhlasit |
to disclose | vyzradit |
a dispute | neshoda |
to elect | zvolit |
to emphasize | zdůraznit |
essential | nezbytný, podstatný |
final | konečný |
to fix another time | domluvit si jiný termín |
to fulfill | splnit |
to get to the point | odbíhat od tématu |
to go ahead | pustit se do |
a goal | cíl |
a guest | host |
to hold | pořádat |
to hold up | zdržet |
an idea | myšlenka, nápad |
in charge of | zodpovědný za |
inevitable | nevyhnutelný |
to insist on | trvat na |
to interrupt | přerušit |
to investigate | prošetřit |
to involve | zahrnovat |
to jump ahead | předbíhat |
justified | oprávněný |
an item | položka, bod |
to launch | spustit, zahájit |
to let sb finish | nechat domluvit |
to let sb know | dát někomu vědět |
to make clear | objasnit |
a meeting | schůzka |
a motion | návrh |
to negotiate | vyjednávat |
a note | poznámka |
to note down | zapsat si |
to object to sth | namítat proti čemu |
an objection | námitka |
an open issue | položka, bod |
an opinion | názor |
an outcome | výsledek |
to participate in sth | účastnit se čeho |
a point of view | bod, podstata, názor |
to postpone | odložit |
preliminary | předběžný |
a presentation | prezentace |
to proceed smoothly | probíhat hladce |
a project | projekt |
a proof | důkaz |
a proposal | návrh |
to propose | navrhnout |
to put forward | předložit, podat |
to put off | odložit |
to ramble | mluvit nesouvisle |
to reach | dosáhnout |
to refuse | odmítnout |
to reject | zamítnout |
a report | zpráva, hlášení |
a requirement | požadavek |
to resolve | vyřešit |
a result | výsledek |
to run sth | vést něco |
a session | zasedání, schůze |
to set conditions | klást podmínky |
a sale | prodej |
satisfactory | uspokojivý |
to share | sdílet |
to stick to the point | držet se tématu |
a strategy | strategie |
to stray from the point | odchýlit se od tématu |
to streamline | usměrnit |
a subject | téma |
to submit | přeložit |
substantial | značný |
sufficient | dostatečný |
a suggestion | návrh |
to suit | vyhovovat |
suitable | vhodný |
to summarize | shrnout |
to summon | svolat |
to take measures | činit opatření |
to take place | konat se |
to take the floor | ujmout se slova |
a timeline | rozvrh, harmonogram |
unanimously | jednohlasně |
urgent | urgentní |
to vote on sth | hlasovat o čem |
to welcome | přivítat |
to write down | poznamenat si |
Úvod mluveného projevu
First of all, I´d like to welcome our guest. | Nejdříve bych rád/a přivítal/a našeho hosta. |
Hi everyone. Thank you all for coming today. | Ahoj všichni. Děkuji všem za to, že dnes přišli. |
Firstly, I´d like to thank you all for coming. | Nejprve bych Vám všem rád/a poděkoval/a za to, že jste přišli. |
Thank you all for being here today. | Děkuji Vám všem, že jste dnes tady. |
I´m happy to see you all today. | Rád/a Vás tu všechny dnes vidím. |
It´s my honor that you are joining me for this meeting. | Mám velkou radost, že jste dnes přišli na toto setkání. |
First I´d like to welcome you all. | Nejprve bych Vás tu všechny rád/a přivítal/a. |
I hope you all had a pleasant journey here today. | Doufám, že jste dnes měli příjemnou cestu. |
It´s horrible weather today, isn´t it? I hope you didn´t have any difficulties getting here. | Dnes je hrozné počasí, že? Doufám, že jste neměli problém se sem dostat. |
Představení tématu a sebe
First let me introduce myself. | Nejprve mi dovolte, abych se Vám představil/a. |
Allow me to introduce myself. | Dovolte mi, abych se představil/a. |
My name is John Austen and I am the manager at BMW. | Jmenuji se John Austen a jsem manažer u BMW. |
I think we can begin now. | Myslím si, že již můžeme začít. |
Well, it looks like everyone is here, so we could begin. | Dobře, vypadá to, že jsou všichni zde, takže bychom mohli začít. |
Well, since everyone is here, we should get started. | Dobře, vzhledem k tomu, že jsou zde všichni, měli bychom začít. |
We have a lot to cover today, so we should start. | Máme toho dnes hodně k diskusi, takže bychom měli začít. |
Let´s get started. | Začněme. |
Let´s make a start. | Začněme. |
Let´s begin, shall we? | Můžeme začít? |
Let me begin with the presentation. | Začnu s prezentací. |
I´d like to start by telling you about the analysis. | Rád/a bych začal/a tím, že Vám povím o analýze. |
Today I´m going to talk about the new suggestions. | Dnes budu mluvit o nových návrzích. |
As you can all see here on the agenda we will be talking about our new web page. | Jak můžete všichni vidět zde na jednání budeme mluvit o naší nové webové stránce. |
There are some urgent points on today´s agenda. | Na dnešním programu máme některé urgentní body. |
The first item on today´s agenda is the launch of the new product. | Prvním bodem na dnešním programu je uvedení nového produktu na trh. |
Komunikace s ostatními
Let´s get down to business. | Pojďme na věc. |
Any other thoughts? | Nějaké další nápady? |
Do you have any suggestions? | Máte nějaké návrhy? |
Before I move on, does anyone have any questions? | Než budu pokračovat, má někdo nějaké otázky? |
I´d like to pause now and give you an opportunity for questions. | Teď udělám krátkou pauzu a dám Vám příležitost se zeptat. |
Please feel free to raise your hand if you have a question at any point during my talk. | Když se prosím budete chtít na něco během mé řeči zeptat, přihlaste se. |
We´ve decided to go ahead with the project. | Rozhodli jsme se pustit do projektu. |
I think we should stick to the agenda. | Myslím, že bychom se měli držet programu. |
We must come to an agreement. | Musíme se dohodnout. |
What do you think about this project? | Co si myslíš o tomto projektu? |
I have no objection to that. | Nemám k tomu námitky. |
Personally, I feel it´s too much of a risk. | Osobně si myslím, že je to příliš riskantní. |
There must be an alternative. | Musí existovat nějaká alternativa. |
How does that sound to you? | Co si o tom myslíš? |
I´m afraid I have to disagree. | Obávám se, že musím nesouhlasit. |
I´m afraid I can´t agree with you. | Obávám se, že s Vámi nemohu souhlasit. |
I would disagree with that. | Nesouhlasila bych s tím. |
I don´t see it that way. | Nevidím to stejně. |
That´s not how I see it. | Nevidím to stejně. |
I think you are mistaken. | Myslím si, že to není dobře. |
I see what you mean, but I don´t agree. | Chápu, co tím myslíte, ale nesouhlasím. |
I agree with you completely. | Plně s Vámi souhlasím. |
I agree with you a hundred percent. | Na sto procent s Vámi souhlasím. |
I couldn´t agree more. | Nemohl/a bych souhlasit více. |
You are absolutely right. | Máte úplnou pravdu. |
That´s how I see it, too. | Vidím to také stejně. |
I couldn´t have said it better myself. | Sám/Sama bych to nemohla říci lépe. |
May I interrupt you there? | Mohu Vás tady přerušit? |
May I just ask you? | Mohu se Vás jen zeptat? |
What is the outcome we want? | Jaký výsledek chceme? |
What is the next action we will take? | Jaký je další krok, který podnikneme? |
Sorry to hold up the meeting. | Omlouvám se, že zdržuji schůzku. |
It seems we can meet the deadline. | Vypadá to, že stihneme termín. |
I´m afraid we are running out of time. | Obávám se, že nám už nezbývá čas. |
I think it´s high time we stopped. | Myslím si, že je nejvyšší čas skončit. |
I guess we´ve covered everything on the agenda. | Myslím, že jsme zvládli všechny body programu. |
I guess that will be all for today. | Myslím si, že pro dnešek to bude vše. |
Anyway, we´ll have to discuss this point next time. | Nicméně budeme muset tento bod prodiskutovat příště. |
Anyway, we´ll still have enough time to think about it. | Nicméně stále máme dost času o tom přemýšlet. |
Before you leave, let me say one last thing. | Před tím, než odejdete, řeknu ještě poslední věc. |
Any other thoughts before I comment on that? | Nějaké další nápady, než to budu komentovat? |
I´d like to invite anyone who has questions to ask them at the end of the session. | Rád/a bych na konci zasedání vyzval/a kohokoli, kdo má dotazy. |
Ukončení mluveného projevu
Thank you all for your time and attention. | Děkuji za Váš čas a pozornost. |
With that, I want to end this meeting. | Tímto bych chtěl/a schůzku ukončit. |
Thank you for listening. | Děkuji za to, že jste si mě vyslechli. |
Thank you all for coming. | Děkuji Všem, že přišli. |
Thank you all for attending. | Děkuji Všem za účast. |
Thanks for coming and if you have any more questions, I´d be happy to answer them. | Díky, že jste přišli a pokud máte nějaké otázky, rád/a je zodpovím. |
Finally, I´d like to finish by thanking you all for your attention. | Na závěr bych Vám chtěl/a poděkovat za Vaši pozornost. |