Pracovní schůzka v angličtině

Obchodní a pracovní schůzky jsou nedílnou součástí profesního života a hrají klíčovou roli v budování úspěšných vztahů. Bez ohledu na odvětví, pracovní setkání umožňují výměnu informací, plánování a rozhodování. Pokud probíhají v angličtině, je důležité ovládat nejen odpovídající slovní zásobu, ale také zdvořilé fráze, které usnadní domluvu, přehodnocení termínů nebo zrušení schůzky. Dobrá jazyková příprava je základním krokem k efektivní komunikaci.

Domlouvání schůzky v angličtině začíná výběrem správné fráze, která jasně a zdvořile vyjadřuje záměr. Například: “Could we arrange a meeting to discuss…?” nebo “Would you be available on (date) at (time)?” Pokud je třeba termín změnit, lze použít: “I’m afraid I need to reschedule. Would (alternative date) work for you?” Při rušení schůzky je klíčová omluva a nabídka náhradního řešení: “I’m terribly sorry, but I need to cancel our meeting. Could we reschedule for another time?” Tato zdvořilá komunikace přispívá k pozitivnímu dojmu.

Příprava na schůzku v angličtině je nezbytná k tomu, aby jednání probíhalo hladce. Připravte si osnovu hlavních bodů, klíčová data a dokumenty, které budete potřebovat. Vyplatí se také zopakovat odborné termíny a fráze, které mohou během setkání zaznít. Při zahájení schůzky nezapomeňte na přátelské úvodní fráze, například: “Thank you for taking the time to meet with me today.” nebo “I’m glad we could arrange this meeting to discuss…” Připravenost a profesionální vystupování budují důvěru a respekt.

Průběh pracovní schůzky v angličtině by měl být organizovaný a přehledný. Aktivně naslouchejte, využívejte vhodné fráze pro vyjádření souhlasu “That’s an excellent point.”, nebo nesouhlasu “I see your point, but I have a slightly different perspective.”. Pokud potřebujete něco upřesnit, neváhejte se zeptat: “Could you clarify what you mean by…?” Na závěr schůzky shrňte hlavní závěry a domluvené kroky: “To summarize, we’ve agreed on…”

Úspěšné pracovní schůzky nejsou jen o odborných znalostech, ale také o budování dobrých vztahů. Ty začínají již od prvního kontaktu a jsou upevňovány každou další komunikací. Přátelské vystupování, profesionální tón a ochota naslouchat jsou klíčem k vytvoření pozitivní atmosféry, která podporuje produktivní spolupráci. V mezinárodním prostředí pak jazyková dovednost v angličtině nejen usnadňuje komunikaci, ale také podtrhuje vaši profesionalitu.

Desatero pracovní schůzky v angličtině:

1. Ujasněte si, zda je schůzka opravdu nutná

Před plánováním jakékoli pracovní schůzky si položte jednoduchou otázku: „Je tato schůzka skutečně nezbytná?“ Pokud potřebujete pouze sdílet informace nebo získat jednoduché potvrzení, může být efektivnější a časově úspornější použít e-mail nebo telefonát. Fyzická nebo online schůzka by měla být zvažována až v momentě, kdy interakce vyžaduje osobní přístup nebo hlubší diskuzi.

Jednání je vhodné především tehdy, pokud je potřeba řešit složité problémy, hledat kompromisy, rozdělovat role nebo vytvářet nové strategie. Osobní kontakt totiž umožňuje lépe číst neverbální signály, rozpoznat nuance v tónu hlasu a celkově prohloubit vzájemné porozumění. Efektivní schůzky pomáhají budovat vztahy a důvěru, což může být klíčové pro dlouhodobou spolupráci.

Zbytečné schůzky však snižují produktivitu, vytvářejí frustraci a často vedou k pocitu ztraceného času. Než tedy pošlete pozvánku, dobře si promyslete, zda daný formát odpovídá cílům, kterých chcete dosáhnout. Vždy platí pravidlo: čím méně, tím lépe – ale za předpokladu, že je každá schůzka promyšlená a smysluplná.

2. Určete si, co bude předmětem jednání

Každá schůzka by měla mít jasně stanovený cíl a strukturu. Pokud se sejdete bez konkrétního plánu, diskuse se může stát chaotickou a neefektivní. Připravte si jednoduchou osnovu klíčových bodů, které chcete probrat, nejen pro sebe, ale i pro ostatní účastníky. Díky tomu všichni vědí, co očekávat a jak se mohou připravit.

Předem rozeslaná agenda dává účastníkům možnost zamyslet se nad tématy a připravit své poznámky, otázky nebo návrhy. Rovněž pomáhá držet se časového rámce a předejít odbočování od tématu. Vytvořte strukturu, která má logický sled, od úvodu, přes hlavní témata až k závěru a dohodnutým krokům.

S jasným plánem dokážete schůzku efektivně řídit, omezíte zbytečné debaty a dosáhnete konkrétních výstupů. Neformální atmosféra může být příjemná, ale bez osnovy se často schůzka změní ve zbytečné povídání. Buďte proto iniciátorem organizovaného přístupu a zvyšte šanci na úspěšné jednání.

3. Zjistěte si, kdo všechno se bude jednání účastnit

Kvalita schůzky závisí nejen na tématech, ale i na lidech, kteří se jí účastní. Vždy se ujistěte, že jste pozvali pouze ty osoby, které mají k tématu co říct, mohou rozhodovat nebo poskytnout důležité informace. Příliš mnoho účastníků může schůzku zneefektivnit, způsobit zmatky nebo vést ke ztrátě soustředění.

Nezainteresované osoby se na schůzce mohou nudit, nebo ji dokonce sabotovat svou pasivitou. Ujasněte si proto role, kdo schůzku vede, kdo přináší vstupy, kdo rozhoduje a kdo je tam jako posluchač. V ideálním případě má každý účastník jasně definovaný důvod, proč je přítomen.

Pokud nevíte, kdo přesně se bude účastnit, nebojte se na to předem zeptat. Zjistěte, jaké jsou pravomoci daných osob, jejich pozice v hierarchii a odborné znalosti. Tato informace vám umožní lépe přizpůsobit svůj projev a připravit se na případné otázky nebo námitky. Dobře zvolená sestava účastníků zvyšuje šanci, že vaše schůzka povede ke konkrétním výsledkům.

4. Připravte se na schůzku

Důkladná příprava je základem úspěšného jednání, obzvlášť pokud probíhá v cizím jazyce. Začněte tím, že si zjistíte základní informace o firmě nebo instituci, s níž budete jednat. Zajímejte se o jejich aktuální postavení na trhu, hlavní produkty či služby, firemní kulturu i hodnoty, které prosazují. Nezapomeňte se podívat i na novinky a aktuality, např. články na jejich webu nebo profil na LinkedIn.

Zároveň si zjistěte, kdo přesně bude na schůzce přítomen. Pokud je to možné, prohlédněte si jejich profesní profily. Získáte tak přehled o jejich kompetencích, pracovním zázemí a zájmech, což vám může pomoci najít společná témata nebo lépe zacílit vaši prezentaci. Znalost pravomocí jednotlivých osob je důležitá i pro zjištění, kdo má poslední slovo při rozhodování.

Věnujte také pozornost logistice a detailům, připravte si veškeré potřebné materiály (např. prezentaci, propagační letáky, smlouvy). Pokud bude schůzka online, otestujte si techniku, připojení i prostředí, ze kterého se připojujete. Na místě jednání si naopak ověřte, kde přesně schůzka proběhne, zda je zajištěno občerstvení a jak se dostanete na místo včas.

5. Naučte se důležité fráze v angličtině

Jednání v angličtině nemusí být stresující, pokud se na něj jazykově připravíte. Zaměřte se na klíčové fráze, které můžete během schůzky využít — pozdravy, uvedení tématu, žádost o upřesnění, shrnutí či zakončení jednání. Dobře nacvičené fráze vám pomohou udržet sebekontrolu, i když se třeba ztratíte v řeči nebo vám někdo nerozumí napoprvé.

Nebojte se využít tzv. "fillery“ — fráze, které vám pomohou získat čas, když potřebujete promyslet odpověď (např. "Let me think about that for a moment," nebo "That's an interesting point"). Pomocí těchto vět udržíte konverzaci plynulou a nebudete působit zaskočeně nebo nejistě. Výhodou je, že se tyto fráze dají jednoduše naučit nazpaměť a působí přirozeně.

Zvažte i pomoc jazykových aplikací nebo konverzačních kurzů zaměřených na obchodní angličtinu. Pokud si nejste jistí výslovností, nahrajte si vlastní řeč nebo trénujte před zrcadlem. Čím častěji si fráze procvičíte, tím jistěji je během skutečné schůzky použijete. A největší výhodou? Budete působit profesionálně a připraveně.

6. Sjednejte si obchodní schůzku

Domluvení schůzky je první dojem, který uděláte a často rozhoduje o tom, zda k setkání vůbec dojde. Pokud schůzku domlouváte telefonicky, připravte si stručný scénář hovoru: představte se, uveďte důvod vašeho kontaktu a navrhněte několik termínů. Zní to banálně, ale dobře strukturovaný hovor výrazně zvyšuje šanci na úspěšné dojednání.

E-mailová komunikace má tu výhodu, že si můžete text důkladně promyslet a upravit. Buďte struční, přímí a zdvořilí. Jasně napište, proč schůzku navrhujete, čeho se má týkat a jak dlouho bude přibližně trvat. Nezapomeňte přidat návrh termínu, místo setkání nebo link pro online meeting. Pokud si nejste jisti jazykem, nechte si e-mail zkontrolovat někým zkušenějším.

Důležitým detailem je potvrzení schůzky krátce před jejím konáním. Ať už telefonicky nebo e-mailem, poděkujte za dohodnuté setkání, připomeňte datum, čas i místo. V případě osobní schůzky je velmi vstřícné připojit i praktické informace o dostupnosti, parkování nebo orientaci v budově. Takové gesto ukazuje profesionalitu a zájem o pohodlí partnera.

7. Celou schůzku si předem nacvičte

Sebelepší plán ztrácí hodnotu, pokud jej nedokážete přesvědčivě přednést. Proto si svůj výstup několikrát vyzkoušejte nanečisto. Nejlépe si ho napište do strukturované podoby, rozdělte na jednotlivé části a poznamenejte si klíčová slova nebo fráze. Místo učení nazpaměť se zaměřte na porozumění obsahu, cílem je umět mluvit plynule a přirozeně.

Trénujte nahlas, buď před zrcadlem, nebo se natočte na telefon a pak se zpětně sledujte. Uvidíte, zda nemluvíte příliš rychle, jestli dáváte dostatek důrazu klíčovým pasážím a jak působí vaše neverbální projev. Pokud zaznamenáte zbytečné výplňové zvuky, zadrhávání nebo nejistotu, můžete se na tato místa při dalším tréninku zaměřit.

Dobrou metodou je také vytvoření prezentace s vizuálními podklady, které vás povedou a zároveň udrží pozornost posluchačů. Využijte heslovité body, které vám připomenou, co říct, aniž byste sklouzli ke čtení. Pamatujte, že příprava dodává sebevědomí a sebevědomý řečník je ten, kterému lidé věří.

8. Upoutejte na sebe pozornost

Lidé si nezapamatují jen to, co jste řekli, ale hlavně jak jste to řekli. A právě příběhy jsou jedním z nejefektivnějších způsobů, jak zaujmout. Připravte si několik konkrétních příkladů nebo krátkých příběhů, které ilustrují vaše zkušenosti, úspěchy, nebo poučení z chyb. Takové příklady posluchače vtáhnou a zároveň jim pomůžou lépe pochopit vaše sdělení.

Můžete využít i tzv. mikropříběhy, což jsou velmi krátké, ale výstižné momenty z praxe. Třeba situaci, kdy jste vyřešili náročný problém, získali důležitého klienta, nebo překonali nepřízeň okolností. Klíčem je autenticita a relevance, příběh by měl nějak souviset s tématem schůzky a posílit vaši důvěryhodnost. Ideální je, když se v příběhu posluchači poznají, nebo když si řeknou: „Tohle se může stát i nám.“

Nebojte se také lehkého humoru, pokud vám je přirozený a vhodný pro daný kontext. Vyprávějte živě, s emocemi a osobním zaujetím. Lidé mnohem raději poslouchají někoho, kdo mluví s nadšením, než suché výčty faktů. A co je nejlepší? Dobrý příběh často zůstane v paměti déle než celá prezentace.

9. Zapojte řeč těla

Vaše tělo mluví ještě dřív, než řeknete první slovo. Řeč těla tvoří velkou část neverbální komunikace, a proto byste ji během obchodního jednání neměli podceňovat. Začněte správným držením těla — narovnaná záda, otevřený postoj a klidné, ale energické pohyby působí sebevědomě. Vyhněte se křížení rukou, vrtění nebo hraní si s předměty, tyto signály působí nervózně a uzavřeně.

Oční kontakt je další klíčový prvek. Nemusíte zírat, ale dívejte se na svého partnera nebo publikum během projevu. Pokud je přítomno více lidí, rovnoměrně rozdělujte pohled po místnosti. Díky tomu se budou cítit zapojeni. Gesta by měla být přirozená, podpůrná, ukažte rukou na vizuální pomůcku, použijte ruce pro zdůraznění bodu, ale nemáchejte zbytečně nebo příliš často.

Dbejte i na mimiku. Úsměv v pravý moment odlehčí atmosféru a ukazuje pozitivní přístup. Přikývnutí znamená souhlas nebo naslouchání. Vaše tělo dokáže podpořit vaši řeč nebo ji naopak oslabit, pokud působíte nezaujatě. Proto si průběh schůzky s důrazem na řeč těla klidně několikrát nacvičte, ideálně před zrcadlem nebo s pomocí videonahrávky.

10. Zařazujte pauzy a pracujte s intonací

Pauzy jsou mocným nástrojem každého řečníka. Pomáhají vytvořit napětí, zvýraznit důležité body a dávají posluchačům čas na vstřebání informací. Po důležité myšlence udělejte krátkou pauzu, dvě až tři vteřiny stačí. Nejenže tím zvýšíte váhu sdělení, ale také si sami dáte prostor nadechnout se, promyslet další větu a uklidnit se, pokud jste nervózní.

Kromě pauz je důležitá i intonace, tedy melodie Vašeho hlasu. Pokud mluvíte monotónně, posluchači ztratí zájem. Naopak změnou tempa, důrazu nebo výšky hlasu dodáte řeči rytmus a energii. Zkuste si doma stejnou větu říct několika různými způsoby a sledujte, jaký má účinek. Důležité pojmy zdůrazněte zpomalením nebo zesílením hlasu.

Pokud používáte vizuální prezentaci s tabulkami nebo grafy, nezapomeňte dělat pauzy i během vysvětlování těchto částí. Dopřejte publiku čas na přečtení a pochopení dat, než budete pokračovat. Vhodně umístěná pauza nebo správná intonace fungují jako podtržení nebo zvýraznění textu, pomáhají posluchači rychleji se zorientovat a pochopit, co si má z jednání odnést.

Důležité fráze:

to abstain	zdržet se hlasování
to accept	přijmout
acceptable	přijatelný
to accomplish	dokončit, splnit
an agenda	program schůzky, jednání
to agree	souhlasit
an agreement	dohoda
an alternative	alternativa
an analysis	analýza
an appointment	schůzka
an approval	schválení
to approve	schválit
to arrange a meeting	domluvit si schůzku
to attend sth	účastnit se čeho
an attendance	účast
an audience	publikum, posluchači
basically	v podstatě
to be adopted	být přijat
to be busy	nemít volno
to be free	mít volno
to be tied up	nemít volno
to be held	konat se
to be present	být přítomen
a boss	šéf
to call	svolat
to cancel	zrušit
a chairman	předsedající
to check off	odškrtnout si
to clarify	objasnit
to comment	komentovat
a compromise	kompromis
concerning	týkající se
a conclusion	závěr
convenient	vhodný
a date	termín
a decision	rozhodnutí
to deny	popřít
to digress	odbočit od tématu
to disagree	nesouhlasit
to disclose	vyzradit
a dispute	neshoda
to elect	zvolit
to emphasize	zdůraznit
essential	nezbytný, podstatný
final	konečný
to fix another time	domluvit si jiný termín
to fulfill	splnit
to get to the point	odbíhat od tématu
to go ahead	pustit se do
a goal	cíl
a guest	host
to hold	pořádat
to hold up	zdržet
an idea	myšlenka, nápad
in charge of	zodpovědný za
inevitable	nevyhnutelný
to insist on	trvat na
to interrupt	přerušit
to investigate	prošetřit
to involve	zahrnovat
to jump ahead	předbíhat
justified	oprávněný
an item	položka, bod
to launch	spustit, zahájit
to let sb finish	nechat domluvit
to let sb know	dát někomu vědět
to make clear	objasnit
a meeting	schůzka
a motion	návrh
to negotiate	vyjednávat
a note	poznámka
to note down	zapsat si
to object to sth	namítat proti čemu
an objection	námitka
an open issue	položka, bod
an opinion	názor
an outcome	výsledek
to participate in sth	účastnit se čeho
a point of view	bod, podstata, názor
to postpone	odložit
preliminary	předběžný
a presentation	prezentace
to proceed smoothly	probíhat hladce
a project	projekt
a proof	důkaz
a proposal	návrh
to propose	navrhnout
to put forward	předložit, podat
to put off	odložit
to ramble	mluvit nesouvisle
to reach	dosáhnout
to refuse	odmítnout
to reject	zamítnout
a report	zpráva, hlášení
a requirement	požadavek
to resolve	vyřešit
a result	výsledek
to run sth	vést něco
a session	zasedání, schůze
to set conditions	klást podmínky
a sale	prodej
satisfactory	uspokojivý
to share	sdílet
to stick to the point	držet se tématu
a strategy	strategie
to stray from the point	odchýlit se od tématu
to streamline	usměrnit
a subject	téma
to submit	přeložit
substantial	značný
sufficient	dostatečný
a suggestion	návrh
to suit	vyhovovat
suitable	vhodný
to summarize	shrnout
to summon	svolat
to take measures	činit opatření
to take place	konat se
to take the floor	ujmout se slova
a timeline	rozvrh, harmonogram
unanimously	jednohlasně
urgent	urgentní
to vote on sth	hlasovat o čem
to welcome	přivítat
to write down	poznamenat si

Úvod mluveného projevu

First of all, I´d like to welcome our guest.	Nejdříve bych rád/a přivítal/a našeho hosta.
Hi everyone. Thank you all for coming today.	Ahoj všichni. Děkuji všem za to, že dnes přišli.
Firstly, I´d like to thank you all for coming.	Nejprve bych Vám všem rád/a poděkoval/a za to, že jste přišli.
Thank you all for being here today.	Děkuji Vám všem, že jste dnes tady.
I´m happy to see you all today.	Rád/a Vás tu všechny dnes vidím.
It´s my honor that you are joining me for this meeting.	Mám velkou radost, že jste dnes přišli na toto setkání.
First I´d like to welcome you all.	Nejprve bych Vás tu všechny rád/a přivítal/a.
I hope you all had a pleasant journey here today.	Doufám, že jste dnes měli příjemnou cestu.
It´s horrible weather today, isn´t it? I hope you didn´t have any difficulties getting here.	Dnes je hrozné počasí, že? Doufám, že jste neměli problém se sem dostat.

Představení tématu a sebe

First let me introduce myself.	Nejprve mi dovolte, abych se Vám představil/a.
Allow me to introduce myself.	Dovolte mi, abych se představil/a.
My name is John Austen and I am the manager at BMW.	Jmenuji se John Austen a jsem manažer u BMW.
I think we can begin now.	Myslím si, že již můžeme začít.
Well, it looks like everyone is here, so we could begin.	Dobře, vypadá to, že jsou všichni zde, takže bychom mohli začít.
Well, since everyone is here, we should get started.	Dobře, vzhledem k tomu, že jsou zde všichni, měli bychom začít.
We have a lot to cover today, so we should start.	Máme toho dnes hodně k diskusi, takže bychom měli začít.
Let´s get started.	Začněme.
Let´s make a start.	Začněme.
Let´s begin, shall we?	Můžeme začít?
Let me begin with the presentation.	Začnu s prezentací.
I´d like to start by telling you about the analysis.	Rád/a bych začal/a tím, že Vám povím o analýze.
Today I´m going to talk about the new suggestions.	Dnes budu mluvit o nových návrzích.
As you can all see here on the agenda we will be talking about our new web page.	Jak můžete všichni vidět zde na jednání budeme mluvit o naší nové webové stránce.
There are some urgent points on today´s agenda.	Na dnešním programu máme některé urgentní body.
The first item on today´s agenda is the launch of the new product.	Prvním bodem na dnešním programu je uvedení nového produktu na trh.

Komunikace s ostatními

Let´s get down to business.	Pojďme na věc.
Any other thoughts?	Nějaké další nápady?
Do you have any suggestions?	Máte nějaké návrhy?
Before I move on, does anyone have any questions?	Než budu pokračovat, má někdo nějaké otázky?
I´d like to pause now and give you an opportunity for questions.	Teď udělám krátkou pauzu a dám Vám příležitost se zeptat.
Please feel free to raise your hand if you have a question at any point during my talk.	Když se prosím budete chtít na něco během mé řeči zeptat, přihlaste se.
We´ve decided to go ahead with the project.	Rozhodli jsme se pustit do projektu.
I think we should stick to the agenda.	Myslím, že bychom se měli držet programu.
We must come to an agreement.	Musíme se dohodnout.
What do you think about this project?	Co si myslíš o tomto projektu?
I have no objection to that.	Nemám k tomu námitky.
Personally, I feel it´s too much of a risk.	Osobně si myslím, že je to příliš riskantní.
There must be an alternative.	Musí existovat nějaká alternativa.
How does that sound to you?	Co si o tom myslíš?
I´m afraid I have to disagree.	Obávám se, že musím nesouhlasit.
I´m afraid I can´t agree with you.	Obávám se, že s Vámi nemohu souhlasit.
I would disagree with that.	Nesouhlasila bych s tím.
I don´t see it that way.	Nevidím to stejně.
That´s not how I see it.	Nevidím to stejně.
I think you are mistaken.	Myslím si, že to není dobře.
I see what you mean, but I don´t agree.	Chápu, co tím myslíte, ale nesouhlasím.
I agree with you completely.	Plně s Vámi souhlasím.
I agree with you a hundred percent.	Na sto procent s Vámi souhlasím.
I couldn´t agree more.	Nemohl/a bych souhlasit více.
You are absolutely right.	Máte úplnou pravdu.
That´s how I see it, too.	Vidím to také stejně.
I couldn´t have said it better myself.	Sám/Sama bych to nemohla říci lépe.
May I interrupt you there?	Mohu Vás tady přerušit?
May I just ask you?	Mohu se Vás jen zeptat?
What is the outcome we want?	Jaký výsledek chceme?
What is the next action we will take?	Jaký je další krok, který podnikneme?
Sorry to hold up the meeting.	Omlouvám se, že zdržuji schůzku.
It seems we can meet the deadline.	Vypadá to, že stihneme termín.
I´m afraid we are running out of time.	Obávám se, že nám už nezbývá čas.
I think it´s high time we stopped.	Myslím si, že je nejvyšší čas skončit.
I guess we´ve covered everything on the agenda.	Myslím, že jsme zvládli všechny body programu.
I guess that will be all for today.	Myslím si, že pro dnešek to bude vše.
Anyway, we´ll have to discuss this point next time.	Nicméně budeme muset tento bod prodiskutovat příště.
Anyway, we´ll still have enough time to think about it.	Nicméně stále máme dost času o tom přemýšlet.
Before you leave, let me say one last thing.	Před tím, než odejdete, řeknu ještě poslední věc.
Any other thoughts before I comment on that?	Nějaké další nápady, než to budu komentovat?
I´d like to invite anyone who has questions to ask them at the end of the session.	Rád/a bych na konci zasedání vyzval/a kohokoli, kdo má dotazy.

Ukončení mluveného projevu

Thank you all for your time and attention.	Děkuji za Váš čas a pozornost.
With that, I want to end this meeting.	Tímto bych chtěl/a schůzku ukončit.
Thank you for listening.	Děkuji za to, že jste si mě vyslechli.
Thank you all for coming.	Děkuji Všem, že přišli.
Thank you all for attending.	Děkuji Všem za účast.
Thanks for coming and if you have any more questions, I´d be happy to answer them.	Díky, že jste přišli a pokud máte nějaké otázky, rád/a je zodpovím.
Finally, I´d like to finish by thanking you all for your attention.	Na závěr bych Vám chtěl/a poděkovat za Vaši pozornost.