Pracovní schůzka v angličtině

Obchod a pracovní záležitosti vůbec se obvykle neobejdou bez schůzek, porad a společných jednání. Schůzky v angličtině vyžadují znalost slovní zásoby a frází pro domlouvání schůzek, určení data, přesouvání termínů atd. Jak si domluvit, připravit se a zvládnout bez problémů pracovní schůzku v angličtině by měli znát všichni, kdo pracují v mezinárodní firmě nebo komunikují se zahraničními partnery. Vytvoření dobrého vztahu s kolegy, nadřízenými či obchodními partnery je jeden z nejdůležitějších faktorů, který ovlivňuje naše pracovní úspěchy. Málokdo si uvědomuje, že obchodní či pracovní vztah je navazován již od prvního kontaktu a je budován po celou dobu jednání a trvání.

Desatero pracovní schůzky v angličtině: 

1. Ujasněte si, zda je schůzka opravdu nutná

Nejdříve se zeptejte sami sebe, zda-li je osobní obchodní jednání skutečně nutné. Pokud chcete diskutovat jen běžnou informaci, kterou není těžké vysvětlit ani pochopit, klidně využijte  telefon nebo e-mail. Osobní schůzku si domlouvejte jen v případě, že chcete vyřešit nějaký konflikt nebo propracovat nový plán. 

2. Určete si, co bude předmětem jednání

Jestliže nemáte přesnou představu, co všechno chcete na obchodní schůzce probrat, bude to pro všechny strany promarněný čas. Proto si připravte krátkou osnovu nebo přehled pojmů, které chcete na schůzce probrat či vyřešit. Jednak se tak zkrátí čas schůzky a také bude výrazně efektivnější. Body jednání pošlete ještě před zahájením i ostatním účastníkům setkání, aby se mohli na schůzku také dobře připravit.

3. Zjistěte si, kdo všechno se bude jednání účastnit

Obchodní schůzky by se měli zúčastnit pouze ti, o kterých víte, že mají čím přispět k řešené otázce a jejichž účast bude přínosná. Lidé, kteří tam budou navíc, se budou nudit a budou frustrováni.

4. Připravte se na schůzku

Příprava by měla začít mnohem dříve než před samotným aktem sjednání schůzky. Zaměřit bychom se měli na průzkum prostředí organizace, ve které chceme jednat včetně organizační struktury. Dále bychom si měli zjistit, čím se organizace zabývá, a jakých v poslední době dosáhla úspěchů či neúspěchů. Měli bychom znát firemní kulturu, pravomoce jednotlivých osob, jaká je vhodná doba pro návštěvu a kdo je ten správný člověk pro naše potřeby, který může rozhodovat nebo má vliv na toho, kdo rozhoduje.

5. Naučte se důležité fráze v angličtině

Protože angličtina není Váš rodný jazyk, nacvičte si dobře základní fráze, kterými můžete proložit svůj mluvený projev během pracovního jednání v angličtině. Když si je připravíte a několikrát zopakujete, budete se cítit jistější, že je řeknete gramaticky správně. Také si je natolik upevníte v paměti, že když náhodou zapomenete, o čem jste chtěli mluvit, automaticky použijete jednu z těchto obchodních frází a získáte čas.

6. Sjednejte si obchodní schůzku

Domluvte si schůzku telefonicky nebo emailem. Způsob, jakým obchodní schůzku sjednáte, může rozhodovat o tom, zda vůbec bude mít partner ochotu se s Vámi setkat. Pokud si budete domlouvat schůzku telefonicky, rozložte si na psacím stole všechno, co potřebujete k telefonické domluvě schůzky, správné a přesné údaje o partnerovi, dále vlastní diář, poznámky a něco na psaní. Telefonujte z uzavřeného prostoru, aby vás nerušily okolní zvuky. Jestliže jste příjemně naladěni, je to v telefonu znát. Vaše dobrá nálada ovlivní toho, s kým telefonujete. Při telefonování zpravidla poznáte, kdo je na druhém konci, proto se chovejte přirozeně, jako byste byli v osobním kontaktu. Uveďte své jméno a příjmení. Odrazový můstek jsou situace nebo okolnosti, které bezprostředně zajímají partnera a jeho podnik. Jejich prostřednictvím si Vás může připomenout, anebo jejich pomocí na sebe upoutáte pozornost. Při sjednávání schůzky navrhněte několik termínů, kdy byste se mohli sejít. V případě, že jde o významného partnera, navrhněte, že termín přizpůsobíte. Nezapomeňte přesně a jednoznačně dohodnout nejen termín , ale i místo a čas. Váš partner jistě ocení i radu, kde a jak může zaparkovat, vyjádříte tím Váš zájem a péči. Před ukončením hovoru lze doporučit stručné zopakování dohodnutého místa, času a termínu. Pokud se jedná o schůzku v delším časovém horizontu, můžete před blížícím se termínem schůzku potvrdit i e-mailem s poděkováním za možnost se s partnerem setkat.

7. Celou schůzku si předem nacvičte

A samozřejmě si vše na Vaši pracovní schůzku dopředu natrénujte. Nejlépe si celý text sepište, aby měl jasnou strukturu a logicky navazoval. Text určitě nečtěte, ale ani se ho neučte 100% nazpaměť. Když ho budete číst, publikum nezaujmete. A když ho budete odříkávat jako básničku, může se stát, že budete sami znít znuděně. Připravte si záchytné body na kartičky a ty si vezměte s sebou. Když zapomenete, co chcete říct, podívejte se na kartičky a navažte tam, kde jste přestali. Nebo si připravte vizuální prezentaci opět s pár textovými odrážkami, o kterých budete mluvit. Svůj anglický projev na obchodní schůzku si nacvičte v klidu domova před zrcadlem nebo se u toho natočte. Můžete se pak podívat na záznam a upravit svá gesta, intonaci, nebo anglickou výslovnost. Také zjistíte, kde v angličtině děláte gramatické nebo stylistické chyby, kterých jste si během samotného projevu ani nevšimli. Problémová místa můžete vylepšit.

8. Upoutejte na sebe pozornost 

Připravte si několik příběhů, kterými Váš projev během obchodní schůzky proložíte. Mohou to být jak delší příběhy, tak i krátké mikropříběhy. Můžete vyprávět o svých vlastních zkušenostech k tématu, těžit ze zkušeností a referencí svých klientů nebo si vymyslet příběh, na kterém demonstrujete jinak nezáživná data. 

9. Zapojte řeč těla

Ke svému publiku mluvte během obchodního jednání sebevědomě. To, jak moc si věříte, se projeví na Vaší řeči těla. Během schůzky seďte nebo stůjte tak, abyste se nehrbili, udržujte oční kontakt s publikem, jasně a nahlas artikulujte, ruce využijte k ukazování na Vaší prezentaci nebo dokreslení situace. 

10. Zařazujte pauzy a pracujte s intonací