Telefonování v angličtině II

Telefonní rozhovory jsou dnes nedílnou součástí podnikání a jejich kvalita může významně ovlivnit nejen pohled na vás, ale i image Vaší firmy. Správné vedení hovoru je klíčem k úspěšné komunikaci a vyžaduje určitou dávku praxe a přípravy. Telefonování přitom není jen o předání informací – je to také o schopnosti vytvořit dobrý dojem, projevit profesionalitu a efektivně reagovat na potřeby protistrany. Abyste se v této oblasti zlepšili, přinášíme Vám několik užitečných tipů.

Telefonování v cizím jazyce, například v angličtině, je o něco náročnější než v rodném jazyce. Hlavní komplikací je zvýšené riziko nedorozumění. To může být způsobeno špatným signálem, okolním hlukem nebo nepřesnou výslovností. Překážky mohou být stresující, zvláště pokud nemáte v angličtině dostatečnou sebedůvěru. Přesto platí, že dobrá příprava a používání ustálených frází může udělat z telefonování méně náročnou záležitost. Procvičování běžných telefonických situací předem vám pomůže reagovat jistěji a komunikovat plynuleji.

Formální telefonická angličtina často vyžaduje používání specifických frází, které usnadňují jasné a zdvořilé vyjadřování. Například při představování je vhodné použít frázi: “This is (your name) from (company name).” Pokud potřebujete přesměrovat hovor, můžete říci: “Let me transfer you to (name/department).” Při řešení problémů je důležité projevit empatii a ochotu, například: “I understand your concern. Let me see what I can do to help.” Tyto fráze vám pomohou komunikovat profesionálně a sebejistě.

Kromě znalosti frází je důležité vědět, jak reagovat na komplikace během hovoru. Pokud nerozumíte protistraně, neváhejte se zeptat: “Could you please repeat that?” nebo “I’m sorry, the line isn’t clear. Can you say that again?” V případě technických problémů můžete navrhnout jiné řešení: “Would it be okay if I called you back?” Nezapomínejte zachovat klid a zdvořilost, i když situace není ideální. Právě schopnost zachovat chladnou hlavu a pohotově reagovat ukazuje vaši profesionalitu i v náročných situacích.

Dobrá příprava na telefonní hovor je základním krokem k jeho úspěšnému zvládnutí. Připravte si předem poznámky, ujasněte si cíl hovoru a případně si nacvičte klíčové fráze. Během hovoru mluvte jasně, udržujte přátelský, ale profesionální tón a na závěr hovoru vše shrňte, abyste předešli nedorozumění. Telefonování v cizím jazyce může být výzvou, ale s dostatečným tréninkem a použitím těchto tipů se stane přirozenou a efektivní součástí Vaší práce. Každý úspěšně zvládnutý hovor navíc posiluje vaši jazykovou jistotu a odbourává stres z budoucí komunikace.

Telefonování z pozice volaného - Answering a phone call

Představování se - Introducing

Když zvedáme telefon, je důležité představit se jasně a zdvořile, aby volající věděl, s kým mluví. V angličtině se místo “I am Anna.” běžně používá “This is Anna speaking.” nebo jednoduše “Anna speaking.”. Na začátku hovoru je vhodné také pozdravit, například “Good morning..” nebo “Hello”. Takový způsob představení působí profesionálně a přátelsky, usnadňuje komunikaci a dává druhé straně pocit jistoty, že volá na správné místo. Dobré představení na začátku také pomáhá vybudovat příjemnou atmosféru pro celý hovor.

Kdo volá? - Who is calling?

Při přijímání telefonního hovoru je běžné a zdvořilé zjistit, kdo volá, zejména pokud hovor přijímá sekretářka nebo asistent/ka. V angličtině se k tomu používají fráze jako “Who is calling?” nebo formálněji “May I ask who’s calling?”. Tato otázka pomáhá určit, s kým voláme, a umožňuje správně navázat komunikaci. Použitím této fráze působíme profesionálně a zároveň dáváme druhé straně pocit, že její hovor bereme vážně. Je to také vhodný způsob, jak začít zdvořilou konverzaci.

Proč voláte? - Why are you calling?

Při telefonování se často potřebujeme zdvořile zeptat na důvod hovoru, abychom věděli, jak hovor správně vyřídit. V angličtině se používají fráze jako “Why are you calling?”, ale zdvořilejší a běžnější jsou “May I ask what the call is about?” nebo “Could you tell me the reason for your call?”. Tyto formulace znějí profesionálně a přátelsky zároveň. Pomáhají udržet konverzaci slušnou a zároveň nám umožňují rychle pochopit, o co volajícímu jde. Tímto způsobem můžeme efektivněji reagovat a hovor vyřídit co nejrychleji.

Komu voláte? - Who are you calling?

Tato otázka se často používá při přijímání telefonátů, zejména v pracovním prostředí nebo na recepci. Pomáhá zjistit, s kým si volající přeje mluvit, aby mohl být hovor správně přepojen. V angličtině můžeme použít přímou otázku “Who are you calling?”, ale zdvořilejší je “Who would you like to speak to?” nebo “May I ask who you’d like to speak to?”. Tyto formulace znějí profesionálně, přívětivě a ukazují ochotu pomoci volajícímu co nejlépe. Zároveň pomáhají navodit příjemný a zdvořilý tón celé konverzace.

Nerozumím - I don´t understand

Při telefonování se může stát, že volaný nerozumí tomu, co volající říká – například kvůli špatnému signálu, cizímu přízvuku nebo neznámým výrazům. V takové situaci je důležité zůstat zdvořilý a požádat o zopakování. V angličtině můžeme říct například “I’m sorry, I don’t understand.”, “Could you repeat that, please?” nebo “Could you speak more slowly, please?”. Tyto fráze pomáhají udržet komunikaci jasnou a profesionální, aniž by působily nezdvořile. Volaný tím ukazuje, že má zájem porozumět a správně reagovat.

Máte špatné číslo - You have the wrong number

Někdy se stane, že nám někdo zavolá omylem, protože vytočil nesprávné číslo. V takovém případě je vhodné reagovat zdvořile a s klidem. V angličtině se používá fráze “You have the wrong number.” nebo zdvořilejší “I’m sorry, but you’ve got the wrong number.”. Tato odpověď jasně informuje volajícího o chybě, aniž by působila nepříjemně. Je důležité zachovat přátelský tón, protože se může jednat o nevinné nedorozumění. Taková reakce pomáhá ukončit hovor slušně a bez zbytečného zmatku.

Odmítnutí - Refusal

Při telefonování se někdy stane, že musíme nabídku, návrh nebo žádost odmítnout. Je důležité reagovat zdvořile a jasně, aby druhá strana pochopila naše rozhodnutí, aniž by se cítila uražena. V angličtině můžeme použít fráze jako “I’m sorry, I can’t…”, “I’m afraid that’s not possible.” nebo “Unfortunately, I have to decline.”. Tyto formulace umožňují vyjádřit odmítnutí profesionálně a přátelsky. Správné a zdvořilé odmítnutí pomáhá udržet dobré vztahy a zanechává pozitivní dojem.

Zjistím, zda je dostupný/á - I’ll check if he/she is available

Tato fráze se často používá při pracovním telefonování, když volající žádá o rozhovor s určitou osobou. Pokud si nejsme jisti, zda je daný člověk právě k dispozici, je vhodné říct například “I’ll check if he/she is available.” nebo “Let me check if he/she is available.”. Tím dáme volajícímu najevo, že se snažíme pomoci a zjistit potřebné informace. Tato věta zní profesionálně, zdvořile a udržuje příjemný tón hovoru. Navíc ukazuje ochotu spolupracovat a aktivně řešit požadavek volajícího.

Moment, prosím - Just a moment, please

Tato fráze se používá velmi často při telefonování, když potřebujeme krátký čas na to, abychom něco zjistili, přepojili hovor nebo se poradili s kolegou. V angličtině se říká “Just a moment, please.” nebo “One moment, please.”, což zní zdvořile a profesionálně. Pokud je situace neformálnější, můžeme použít i “Hold on a moment, please.”. Tato krátká věta dává volajícímu najevo, že se jeho žádostí zabýváme a že hovor bude brzy pokračovat.

Můžete zavolat později? - Can you call back later?

Tato fráze se používá tehdy, když osoba, se kterou chce volající mluvit, není právě k dispozici. V angličtině se běžně říká “Could you call back later?” nebo zdvořileji “Would you mind calling back later?”. Takto položená otázka zní přívětivě a profesionálně. Je vhodné ji doplnit i informací o tom, kdy bude daná osoba dostupná. Díky této frázi udržujeme komunikaci zdvořilou a zároveň dáváme volajícímu jasnou možnost, jak situaci vyřešit. Tím ukazujeme, že si vážíme jeho času a chceme, aby byl hovor pro obě strany co nejefektivnější.

Přepojím Vás - I’ll put you through

Tato fráze se používá velmi často v pracovním telefonování, zejména v kancelářích, na recepcích nebo v zákaznických službách. Když volající žádá o spojení s určitou osobou, odpovíme například “I’ll put you through.”, “I’ll transfer your call.” nebo “I’ll connect you.”. Tyto výrazy znějí profesionálně a ukazují ochotu pomoci. Je vhodné také dodat, ke komu bude volající přepojen, například “I’ll put you through to our manager.”. Takový způsob komunikace působí zdvořile, jasně a usnadňuje plynulý průběh hovoru.

Linka je obsazená - The line is busy

Při telefonování se někdy stane, že je požadovaná linka momentálně obsazená. V angličtině se k tomu používají fráze jako “The line is busy.” nebo formálněji “All lines are currently busy.”. Takové sdělení je zdvořilé a jasně informuje volajícího o situaci. Je vhodné nabídnout alternativu, například požádat volajícího, aby zavolal později, nebo nabídnout možnost nechat vzkaz. Použitím této fráze udržujeme profesionální a přátelský tón hovoru i v případě, že není možné hovor okamžitě vyřídit.

Není k dispozici - Currently unavailable

Při telefonování se často stává, že osoba, se kterou volající chce mluvit, není momentálně k dispozici. V angličtině se k tomu používají fráze jako “He/She is not available.”, “Not available at the moment.” nebo “Currently unavailable.”. Tyto výrazy jasně informují volajícího o situaci a umožňují mu rozhodnout, zda chce zavolat později, nebo zanechat vzkaz. Použití zdvořilé a jasné formulace pomáhá udržet konverzaci profesionální a příjemnou, i když není možné hovor okamžitě vyřídit

Kdy bude k dispozici? - When will he/she be available?

Při telefonování se často potřebujeme zdvořile zeptat, kdy bude osoba, se kterou voláme, k dispozici. V angličtině se k tomu používají fráze jako “When will he/she be available?”, “Do you know when he/she will be available?” nebo “Could you tell me when he/she will be available?”. Tyto formulace znějí profesionálně a přátelsky a pomáhají naplánovat další kontakt. Použitím této otázky ukazujeme ohleduplnost k času druhé osoby a zároveň získáváme potřebnou informaci pro efektivní komunikaci.

Zanechte vzkaz - Leave a message.

Při telefonování se často stává, že osoba, se kterou chceme mluvit, není momentálně k dispozici. V takovém případě je vhodné nabídnout možnost zanechat vzkaz. V angličtině se používají fráze jako “Leave a message.”, “Would you like to leave a message?” nebo “Please leave a message.”. Takto dáváme volajícímu jasně najevo, že může sdělit důležité informace, i když osoba není přítomná. Použití této fráze udržuje konverzaci zdvořilou, profesionální a zajišťuje, že žádná důležitá informace nebude ztracena.

Nehodí se mi to - That doesn’t work for me

Při domlouvání schůzek nebo telefonických hovorů se může stát, že navržený termín, místo nebo čas není pro nás vhodný. V angličtině se k tomu používají fráze jako “That doesn’t work for me.”, “I’m afraid that doesn’t work for me.” nebo “That time/place isn’t convenient for me.”. Tyto výrazy znějí zdvořile a profesionálně, a přitom jasně vyjadřují, že navržená možnost není vhodná. Je vhodné zároveň nabídnout alternativu, například jiný čas nebo den, aby komunikace zůstala efektivní a přátelská.

Ukončení hovoru - Ending the call

Správné ukončení telefonního hovoru je důležité pro zachování profesionality a zdvořilosti. Před samotným ukončením hovoru je vhodné shrnout hlavní body, potvrdit domluvené detaily a ujistit se, že obě strany mají všechny potřebné informace. V angličtině se při ukončování hovoru používají fráze jako “Thank you for your time.”, “I’ll talk to you soon.” nebo “Goodbye, have a nice day”. Takové zdvořilé zakončení hovoru zanechává příjemný dojem a ukazuje ohleduplnost k druhé osobě.

Užitečné fráze - Useful phrases